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杨老师教育馆

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关于我

  杨和平,宣城十二中副校长,安徽省特级教师,省优秀教师,省家教名师,国培计划省远程辅导教师,中学语文高级教师,宣城市拔尖人才,市初中语文学科带头人,宣城市优秀教科研校长,市骨干教师,市教科研先进个人,省农远应用新星。在省级以上报刊发表教育类文章150余篇。开始各类公开课、讲座150余次。与人合作出版《学得好 玩得好》(中国妇女出版社)。独立出版专著《兴趣始成:让学生爱上语文》(远方出版社)、《想说 会说 有话可说——突破作文瓶颈的三维教学法》(西南师范大学出版社出版,教育部推荐为国培计划首批教材)

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年终文档整理的几项关键技术  

2012-01-03 16:06:05|  分类: 教育路上的且行且 |  标签: |举报 |字号 订阅

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242000  安徽省宣城市第十二中学  杨和平

岁末年终,我们需要将一年的工作文档进行归类汇总,制作目录,以便于日后的查找。那么,如何对文档进行汇总,如何利用技术手段提高文档汇总的效率,让文档汇总更科学?下面,笔者结合个人的一些做法和体会,谈一些简单的技术应用,供各位参考。

一、用批处理技术提取单个文档文件名,制作文档目录

假设我们一年的文档总数是365个,文档有不同的类型,这些文档按照一定的顺序放在某一个文件夹内,此时,我们可以用批处理的方法,提取这些文档的文件名。方法如下:

新见一个文本文件,将下列代码复制粘贴到该文本文件:

@echo off

dir /s/b *.* > 文件名.txt

exit

保存该文本文件,然后将该文本文件的扩展名改成bat,即批处理文件,保存。

在该文件夹下,双击运行该批处理文件,即可生成一个新的文本文件,新生成的文本文件中即包含了该文件夹下的所有文件名,且包含了绝对路径。如果我们在制作目录时,不需要该路径,可以用“查找”“替换”的方法,将某路径替换成“空白”即可。

二、用Hyperlink函数制作目录超链接

具体步骤如下:

㈠在当前文件夹新建excel文件;

㈡将之前制作好的文档目录(含扩展名),复制粘贴到A列和B列;

㈢用查找替换的方法,删除A列中所有文件名的扩展名,可以查找“.*”,替换为空白,即可删除所有文件扩展名。注意,要保留B列中的扩展名。

㈣在C1单元格中输入公式“=hyperlink(B1,A1)”,输入公式后,显示的是“A1”单元格中的文字,链接的是B1单元格文件名所指向的文档。然后用公式复制的方法,完成整列超链接的制作。

㈤在当前文件夹下,重新建立excel表,将制作好的超链接目录粘贴过来,保存、命名文件名即完成“超链接目录制作”。

今后,要查找某一篇文档,只要看目录,点击即可打开相应文档。我们还可以根据需要,对目录进行归类排序等操作。

三、合并word文档

假如我们有365个word文档,现在,我们需要将之合并到一个文档中,如何操作?方法如下:

㈠新建一个word文档;

㈡单击菜单栏中的“插入”——“对象”——“文件中的文字”,找到要合并的文档,选中所有要合并的文档,单击“插入”,即可完成文档合并工作。

㈢可以用格式刷等方式,对文档格式进行统一修饰。

四、制作文档内部目录和超链接

当我们将365个文档合并到一个文档之后,最大的麻烦就是找某一篇文章不够方便,此时,我们需要制作一个包含超链接的目录,如何完成该项工作?

㈠统一设置所有文章标题的“格式样式”。先对第一篇文章的格式样式进行设置。选中该标题,点击菜单栏中的标题样式,即完成设置(我们也可以对标题格式样式进行个性化设置,将光标指向标题样式,单击鼠标右键,按菜单提示即可修改样式)。然后,我们用“格式刷”,完成所有文章标题的格式设置。

㈡单击“引用”——“目录”——“自动生成目录”,该文档目录即完成生成。

㈢单击“引用”——“更新目录”,选择“只更新页码”或“更新整个目录”,完成最后设置。

此时,我们制作的目录就包含了超链接,点击目录中的标题,即可跳转到相应的文本。实际上,此时我们已经完成了一本书的制作,为我们今后查找某一篇文章提供了方面。

          2012年01月03日

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